Stundenzettel im Handwerk: Papier, Excel oder App – was ist die richtige Lösung?

Von Markus Kober · Aktualisiert: 3. Juli 2026 · Lesezeit: ca. 6 Minuten

Stundenzettel im Handwerk: Vergleich zwischen Papier-Stundenzettel und digitaler Zeiterfassung per App

Das Wichtigste in Kürze

Der Stundenzettel dokumentiert Beginn, Ende, Pausen und Dauer der Arbeitszeit – pro Mitarbeiter und Tag.
Im Baugewerbe gilt eine verschärfte Aufzeichnungspflicht: Zeiten müssen spätestens 7 Tage nach der Arbeitsleistung dokumentiert und 2 Jahre aufbewahrt werden (§ 17 MiLoG i. V. m. § 2a SchwarzArbG).
Papier und Excel erfüllen die Pflicht formal – sind aber fehleranfällig, und aus dem Gedächtnis geschätzte Stunden kosten dich bei jeder Rechnung Geld.
Die geplante Reform des Arbeitszeitgesetzes sieht elektronische Erfassung als Standard vor – wer jetzt umstellt, spart sich die zweite Umstellung.

Was muss auf einen Stundenzettel?

Egal ob Papier oder digital – damit der Stundenzettel als Nachweis taugt (gegenüber Zoll, Finanzamt, SOKA-BAU oder im Streit mit Kunden und Mitarbeitern), gehören diese Angaben hinein:

Name des Mitarbeiters und Datum
Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
Pausen (Uhrzeit oder Dauer)
Gesamtdauer der Arbeitszeit
Sinnvoll fürs Abrechnen: Baustelle/Projekt, Tätigkeit und Fahrtzeiten getrennt

Eine Unterschrift ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, erhöht aber die Beweiskraft – digital übernimmt das der Zeitstempel des Systems.

Sonderfall Baugewerbe: die 7-Tage-Regel

Viele Betriebe wissen nicht: Das Baugewerbe steht auf der Liste der Branchen mit besonderer Aufzeichnungspflicht (§ 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz). Das bedeutet nach § 17 MiLoG:

Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach der Arbeitsleistung aufgezeichnet werden – und zwar für alle Arbeitnehmer, nicht nur Minijobber.
Die Aufzeichnungen sind mindestens 2 Jahre aufzubewahren und bei einer Zollprüfung (FKS) vorzulegen.
Verstöße sind bußgeldbewehrt.

Wer Zettel erst am Monatsende einsammelt, verletzt die 7-Tage-Frist also regelmäßig – ohne es zu merken. Dazu kommt die allgemeine Zeiterfassungspflicht nach dem BAG-Urteil von 2022 – die Details dazu findest du in unserem Ratgeber Zeiterfassung im Handwerk: Was ist Pflicht?.

Papier vs. Excel vs. App: der ehrliche Vergleich

	Papier-Stundenzettel	Excel	Zeiterfassungs-App
Anschaffung	Quasi kostenlos	Meist vorhanden	Monatliches Abo
Genauigkeit	Schätzwerte am Feierabend oder Wochenende	Schätzwerte, nur schöner formatiert	Minutengenauer Stempel vor Ort
7-Tage-Frist (Bau)	Riskant (Zettel kommen später)	Riskant	Automatisch erfüllt
Wochenaufwand Büro	Einsammeln, entziffern, übertragen	Zusammenkopieren, Formeln prüfen	Durchsehen, freigeben
Verlustrisiko	Hoch (Zettel im Transporter)	Mittel (Dateiversionen)	Niedrig (zentral gespeichert)
Beweiskraft beim Kunden	Schwach	Schwach	Stark (Zeitstempel + Standort)

Was dich das Schätzen wirklich kostet

Der größte Nachteil von Papier und Excel steht in keiner Vergleichstabelle: Beide werden im Nachhinein ausgefüllt. Und wer freitags die Woche rekonstruiert, rundet systematisch ab – „von ungefähr 7:15 bis irgendwas um 16 Uhr" wird zu „7:30–16:00". Bei einem Stundensatz von 60 € und nur 15 vergessenen Minuten pro Tag und Mitarbeiter sind das über 300 € pro Monat und Mitarbeiter, die nie auf einer Rechnung landen.

Dazu kommt die Bürozeit: Zettel einsammeln, Handschrift entziffern, in die Abrechnung übertragen, Rückfragen klären. Das sind je nach Betriebsgröße mehrere Stunden pro Woche – Zeit, die niemand bezahlt.

Stundenzettel abschaffen – nicht die Übersicht

Mit Handwerker Pro stempeln deine Leute Arbeits-, Fahrt- und Pausenzeiten direkt auf der Baustelle. Du siehst alles live und exportierst fertige Berichte als PDF.

Zur App-Vorstellung →

In 3 Schritten vom Zettel zur App

Parallel starten: Eine Woche App und Zettel gleichzeitig laufen lassen – so sehen alle, dass nichts verloren geht.
Regeln festlegen: Wann wird gestempelt (Betrieb? Baustelle?), wie werden Fahrtzeiten erfasst? Einmal definieren, allen mitteilen.
Zettel abschaffen: Ab Woche zwei gilt nur noch die App – halbe Lösungen erzeugen doppelte Arbeit.

Häufige Fragen

Sind handschriftliche Stundenzettel noch erlaubt?

Ja, nach aktueller Rechtslage grundsätzlich schon. Die geplante Reform des Arbeitszeitgesetzes sieht aber die elektronische Erfassung als Standard vor. Im Baugewerbe muss zudem die 7-Tage-Frist des § 17 MiLoG eingehalten werden – das schaffen Papierprozesse selten zuverlässig.

Wie lange müssen Stundenzettel aufbewahrt werden?

Aufzeichnungen nach § 17 MiLoG und § 16 ArbZG mindestens 2 Jahre. Fließen die Stunden in die Lohnabrechnung ein, gelten für die Lohnunterlagen längere Fristen – im Zweifel den Steuerberater fragen.

Muss der Mitarbeiter den Stundenzettel unterschreiben?

Nein, eine Unterschrift ist keine gesetzliche Pflicht. Sie stärkt aber die Beweiskraft. Bei digitaler Erfassung übernimmt der personengebundene Zeitstempel diese Funktion.

Gibt es eine offizielle Stundenzettel-Vorlage?

Nein, das Gesetz schreibt keine Form vor – nur den Inhalt (Beginn, Ende, Dauer). Jede Vorlage funktioniert, solange diese Angaben vollständig und rechtzeitig dokumentiert werden.

Markus Kober ist Gründer von Handwerker Pro und entwickelt die App gemeinsam mit Handwerksbetrieben aus der Praxis. Sein Ziel: Bürokratie für Handwerker so klein wie möglich machen – Zeiterfassung, Dokumentation und Rechnung in einer App.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Für verbindliche Auskünfte wende dich an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht, deinen Steuerberater oder deine Handwerkskammer.

§ 17 MiLoG (Aufzeichnungspflicht Mindestlohngesetz)
§ 2a SchwarzArbG (Branchen mit besonderer Aufzeichnungspflicht, u. a. Baugewerbe)
BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21
§ 16 ArbZG (Aufzeichnungspflicht bei Mehrarbeit)