GPS-Zeiterfassung und DSGVO: Was ist bei Mitarbeitern erlaubt – und was nicht?

Von Markus Kober · Aktualisiert: 3. Juli 2026 · Lesezeit: ca. 6 Minuten

GPS-Zeiterfassung und DSGVO im Handwerk: Standort-Pin mit Schutzschild als Symbol für datenschutzkonforme Ortung

Das Wichtigste in Kürze

Ein GPS-Stempel beim Ein- und Ausstempeln (Momentaufnahme am Einsatzort) ist datenschutzrechtlich gut begründbar – eine dauerhafte Ortung während der Arbeitszeit dagegen nur in engen Ausnahmen.
Heimliche Ortung ist tabu: Mitarbeiter müssen vorab transparent informiert werden (Art. 13 DSGVO).
Es gilt Datenminimierung: nur erheben, was für den Zweck (Arbeitszeitnachweis) nötig ist – Standort beim Stempeln ja, Bewegungsprofil nein.
Gibt es einen Betriebsrat, hat er bei technischer Zeiterfassung mitzubestimmen (§ 87 BetrVG).

Warum überhaupt GPS bei der Zeiterfassung?

Im Handwerk beginnt die Arbeit selten im Büro. Monteure starten an wechselnden Baustellen – und genau dort soll die Arbeitszeit erfasst werden. Der GPS-Stempel beantwortet die Frage, die Papier nie beantworten konnte: Wurde wirklich an der Baustelle ein- und ausgestempelt? Das schützt beide Seiten: den Betrieb vor Stundendiskussionen mit Kunden – und den Mitarbeiter, weil seine Zeiten belegbar sind (Stichwort Zeiterfassungspflicht).

Die Rechtsgrundlage: Wann ist der GPS-Stempel zulässig?

Die Verarbeitung von Beschäftigtendaten richtet sich nach § 26 BDSG und Art. 6 DSGVO. Zulässig ist, was für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Daraus ergibt sich in der Praxis eine klare Trennlinie:

Gut begründbar: die Momentaufnahme

Standort wird nur im Moment des Stempelns erfasst (Beginn, Ende, ggf. Pausen)
Zweck: Nachweis der Arbeitszeit am Einsatzort – ein legitimes, konkretes Interesse
Keine Erfassung außerhalb der Arbeitszeit, keine Bewegungsdaten dazwischen

Nur in engen Ausnahmen: die Dauerortung

Permanentes Tracking während der Arbeitszeit erzeugt ein Bewegungsprofil – ein erheblicher Eingriff, der eine besondere Rechtfertigung braucht (z. B. Werttransport, Notfallsysteme)
Für den bloßen Arbeitszeitnachweis ist Dauerortung unverhältnismäßig – es geht milder (eben per Stempel-Momentaufnahme)

Immer unzulässig: heimlich

Ortung ohne Wissen der Mitarbeiter ist datenschutzrechtlich kaum je zu rechtfertigen und kann Schadensersatzansprüche auslösen. Transparenz ist keine Kür, sondern Pflicht.

So setzt du GPS-Zeiterfassung sauber um

Zweck festlegen und dokumentieren: „Nachweis von Beginn/Ende der Arbeitszeit am Einsatzort" – rein ins Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO).
Mitarbeiter informieren (Art. 13 DSGVO): Was wird wann erfasst, wofür, wie lange gespeichert, wer hat Zugriff. Am besten als kurzes Infoblatt gegen Unterschrift.
Datenminimierung technisch sicherstellen: Nur Momentaufnahme beim Stempeln, keine Hintergrund-Ortung. Prüfe, ob deine App das so macht (Handwerker Pro z. B. erfasst den Standort ausschließlich beim Stempelvorgang).
Betriebsrat einbinden, falls vorhanden – technische Einrichtungen zur Verhaltens-/Leistungskontrolle sind mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
Speicherfristen definieren: Standortdaten nicht länger aufbewahren als für den Nachweiszweck nötig; Arbeitszeitdaten nach den gesetzlichen Fristen (z. B. 2 Jahre, § 16 ArbZG).
Zugriff beschränken: Nur wer die Daten braucht (Chef, Büro), darf sie sehen.

GPS-Stempel statt Überwachung

Handwerker Pro erfasst den Standort ausschließlich beim Ein- und Ausstempeln – keine Dauerortung, keine Bewegungsprofile. DSGVO-konform, Datenverarbeitung auf EU-Servern.

Zur App-Vorstellung →

Braucht es eine Einwilligung der Mitarbeiter?

Überraschende Antwort: Die Einwilligung ist im Arbeitsverhältnis oft die schwächste Rechtsgrundlage – weil ihre Freiwilligkeit angezweifelt werden kann (Machtgefälle) und sie jederzeit widerrufbar ist. Sauberer ist es, die Erforderlichkeit nach § 26 BDSG zu begründen (Momentaufnahme für den Arbeitszeitnachweis) und die Mitarbeiter transparent zu informieren. Eine zusätzliche Betriebsvereinbarung (falls Betriebsrat vorhanden) schafft die stabilste Grundlage.

Häufige Fragen

Darf mein Chef sehen, wo ich mich den ganzen Tag aufhalte?

Beim reinen GPS-Stempel: nein – erfasst wird nur der Standort im Moment des Ein-/Ausstempelns. Eine App, die dauerhaft ortet, wäre für den Arbeitszeitnachweis unverhältnismäßig.

Dürfen Mitarbeiter den GPS-Stempel verweigern?

Ist die Erfassung erforderlich und verhältnismäßig ausgestaltet (Momentaufnahme, transparente Information), ist sie keine Frage der Zustimmung des Einzelnen. Bei berechtigten Bedenken lohnt das Gespräch – meist beruhen sie auf der falschen Annahme einer Dauerortung.

Was ist mit dem privaten Handy der Mitarbeiter?

Nutzen Mitarbeiter ihre privaten Geräte (BYOD), gilt umso mehr: nur Momentaufnahme, klare Trennung von Privatem, keine Zugriffe auf andere Daten des Geräts. Die Betriebssystem-Berechtigung („Standort nur beim Verwenden der App") unterstützt das technisch.

Müssen die Standortdaten in der EU gespeichert werden?

Zwingend ist es nicht, aber Speicherung in der EU (oder mit gültigen Garantien wie Standardvertragsklauseln) macht die DSGVO-Bewertung deutlich einfacher. Frag deinen Anbieter, wo die Server stehen.

Markus Kober ist Gründer von Handwerker Pro und entwickelt die App gemeinsam mit Handwerksbetrieben aus der Praxis. Sein Ziel: Bürokratie für Handwerker so klein wie möglich machen – Zeiterfassung, Dokumentation und Rechnung in einer App.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Datenschutzrechtliche Bewertungen hängen stark vom Einzelfall ab (Umfang der Ortung, Betriebsvereinbarungen, Information der Mitarbeiter). Für verbindliche Auskünfte wende dich an einen Datenschutzbeauftragten oder Fachanwalt.

Art. 5, 6, 13 DSGVO (Grundsätze, Rechtsgrundlagen, Informationspflichten)
§ 26 BDSG (Datenverarbeitung im Beschäftigungsverhältnis)
§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG (Mitbestimmung bei technischen Überwachungseinrichtungen)