Zeiterfassung im Handwerk: Was ist Pflicht – und was kommt 2026?
- Zeiterfassung ist schon heute Pflicht – seit dem BAG-Urteil vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21), unabhängig von der Betriebsgröße.
- Eine Reform des Arbeitszeitgesetzes ist in Arbeit (Stand Juli 2026: Gesetzentwurf angekündigt, noch nicht verabschiedet). Geplant: elektronische Erfassung wird Standard, Ausnahmen für Kleinbetriebe unter 10 Mitarbeitern sind im Gespräch.
- Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – Überstunden und Pausen eingeschlossen.
- Zettelwirtschaft erfüllt die Pflicht formal noch, ist aber fehleranfällig und kostet dich bei jeder Rechnung bares Geld.
Gilt die Zeiterfassungspflicht schon heute?
Ja. Viele Betriebe glauben, die Pflicht komme „erst mit dem neuen Gesetz". Das stimmt nicht. Das Bundesarbeitsgericht hat bereits am 13. September 2022 entschieden (Az. 1 ABR 22/21): Arbeitgeber in Deutschland sind schon jetzt verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfasst wird.
Das BAG stützt sich dabei auf das sogenannte „Stechuhr-Urteil" des Europäischen Gerichtshofs von 2019 (Az. C-55/18). Die Kernaussage: Ohne systematische Erfassung lassen sich Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten nicht kontrollieren – also muss erfasst werden.
Wichtig für dich als Betriebsinhaber: Diese Pflicht gilt unabhängig von der Betriebsgröße. Auch der 3-Mann-Betrieb muss die Arbeitszeiten seiner Gesellen dokumentieren. Nur echte Solo-Selbstständige ohne Angestellte sind außen vor – für die eigene Kalkulation lohnt sich die Erfassung trotzdem.
Was ändert sich mit der Reform des Arbeitszeitgesetzes?
Weil das BAG-Urteil viele Detailfragen offenlässt (Wie genau erfassen? Auf Papier oder digital? Welche Fristen?), arbeitet die Bundesregierung an einer Reform des Arbeitszeitgesetzes. Stand Juli 2026: Das Bundesarbeitsministerium hat einen Gesetzentwurf angekündigt; verabschiedet ist er noch nicht. Die Eckpunkte, die bisher bekannt sind:
- Elektronische Erfassung wird Standard: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sollen digital aufgezeichnet werden – der handgeschriebene Stundenzettel hätte dann ausgedient.
- Ausnahmen für Kleinbetriebe: Für Betriebe mit weniger als 10 Mitarbeitern sind Ausnahmen von der elektronischen Form im Gespräch.
- Übergangsfristen: Kleinere Betriebe sollen mehrere Jahre Zeit für die Umstellung bekommen.
- Wochenhöchstarbeitszeit: Diskutiert wird zudem, die starre tägliche Höchstarbeitszeit durch eine wöchentliche zu ersetzen – gerade für Baustellen mit langen Sommertagen relevant.
- Bußgelder: Bei Verstößen stehen Bußgelder von bis zu 30.000 € im Raum.
Heißt für die Praxis: Wer jetzt schon digital erfasst, muss sich um die Reform keine Gedanken machen – er erfüllt die heutige Pflicht und ist für das kommende Gesetz gerüstet.
Was genau muss erfasst werden?
Nach aktueller Rechtslage (BAG + Arbeitsschutzgesetz) müssen dokumentiert werden:
- Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
- Dauer der Arbeitszeit inklusive Überstunden
- Pausen (mindestens 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden Arbeit, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden – § 4 ArbZG)
Speziell im Handwerk stellen sich dazu drei Praxisfragen:
Zählt die Fahrtzeit zur Baustelle?
Die Fahrt vom Betrieb zur Baustelle ist in der Regel Arbeitszeit. Die Fahrt von zu Hause direkt zur ersten Baustelle ist rechtlich differenzierter – sauber getrennt erfassen (Arbeitszeit vs. Fahrtzeit) erspart dir Diskussionen mit Mitarbeitern und im Zweifel mit dem Zoll bei einer Prüfung.
Wer erfasst – Chef oder Mitarbeiter?
Die Erfassung darf an die Mitarbeiter delegiert werden. Verantwortlich bleibt aber der Arbeitgeber – du musst also stichprobenartig kontrollieren können. Ein System, bei dem jeder Monteur selbst stempelt und du als Chef alles einsehen kannst, ist genau das, was das Gesetz will.
Wie lange aufbewahren?
Aufzeichnungen über werktägliche Arbeitszeit über 8 Stunden sind mindestens 2 Jahre aufzubewahren (§ 16 ArbZG). Für Lohnunterlagen gelten teils längere Fristen – digital archiviert ist das kein Aufwand, als Zettelstapel im Regal schon.
Zettel, Excel oder App – was ist die richtige Lösung?
| Stundenzettel (Papier) | Excel | App mit GPS-Stempel | |
|---|---|---|---|
| Erfüllt heutige Pflicht | Ja (noch) | Ja | Ja |
| Bereit für E-Pflicht (Reform) | Nein | Bedingt | Ja |
| Fehleranfälligkeit | Hoch (Schätzwerte, verlorene Zettel) | Mittel (Übertragungsfehler) | Niedrig (Stempel vor Ort) |
| Aufwand pro Woche | Hoch (einsammeln, entziffern, übertragen) | Mittel | Minimal |
| Nachweis beim Kunden | Schwach | Schwach | Stark (GPS + Zeitstempel) |
Der eigentliche Punkt ist aber nicht die Pflicht – sondern dein Geld: Wer Stunden am Ende der Woche aus dem Gedächtnis aufschreibt, vergisst systematisch Zeit. Schon 15 nicht abgerechnete Minuten pro Tag und Mitarbeiter summieren sich bei üblichen Stundensätzen auf mehrere hundert Euro im Monat. Die Zeiterfassungspflicht ist damit die vermutlich einzige gesetzliche Pflicht, die dir beim Erfüllen Geld einbringt.
Zeiterfassung per GPS-Stempel – direkt von der Baustelle
Mit Handwerker Pro stempeln deine Monteure Arbeits-, Fahrt- und Pausenzeiten direkt am Einsatzort. Du siehst alles live, exportierst Berichte als PDF und bist für die E-Pflicht gerüstet.
Zur App-Vorstellung →Checkliste: In 5 Schritten zur sauberen Zeiterfassung
- System festlegen: Digital erfassen (App oder Terminal) – so bist du für heutige Pflicht und kommende E-Pflicht gerüstet.
- Regeln definieren: Was zählt als Arbeitszeit (Fahrt, Ladezeit, Materialholen)? Einmal schriftlich festlegen, allen Mitarbeitern mitteilen.
- Mitarbeiter einweisen: Jeder stempelt selbst – Beginn, Ende, Pausen. Dauert pro Person 10 Minuten Einweisung.
- Wöchentlich kontrollieren: Einmal pro Woche Zeiten durchsehen und freigeben – statt monatelang Zettel zu stapeln.
- Archivieren: Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre aufbewahren – digital passiert das automatisch.
Häufige Fragen
- BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21
- EuGH, Urteil vom 14.05.2019 – C-55/18 („Stechuhr-Urteil")
- § 16 ArbZG (Aufzeichnungspflicht), § 4 ArbZG (Ruhepausen), § 17 MiLoG