Stundensatz kalkulieren: Was Handwerker wirklich verlangen müssen

Stundenlohn ist nicht Stundensatz

Der häufigste Denkfehler steckt schon im Wort. Der Stundenlohn ist das, was du dem Mitarbeiter zahlst. Der Stundenverrechnungssatz ist das, was du dem Kunden berechnest – und der muss außer dem Lohn noch Lohnnebenkosten, Werkstatt, Fahrzeuge, Werkzeug, Büro, Versicherungen, unbezahlte Zeit und deinen Gewinn tragen.

Deshalb liegt der Verrechnungssatz in gesunden Betrieben typischerweise beim Drei- bis Vierfachen des Bruttostundenlohns. Wer einem Gesellen 22 € zahlt und dem Kunden 45 € berechnet, arbeitet mit hoher Wahrscheinlichkeit unter seinen Kosten – das merkt man nur nicht sofort, weil der Kontostand von den Anzahlungen der nächsten Baustelle lebt.

Zur Einordnung: Der gesetzliche Mindestlohn liegt seit dem 1. Januar 2026 bei 13,90 € brutto und steigt zum 1. Januar 2027 auf 14,60 € (Fünfte Mindestlohnanpassungsverordnung, Beschluss der Mindestlohnkommission vom 27. Juni 2025). Das ist die absolute Untergrenze für die Lohnseite – mit einem markttauglichen Gesellenlohn hat sie nichts zu tun, aber sie zeigt, in welchem Tempo die Personalkosten gerade steigen. Genau dieses Tempo muss dein Stundensatz mitgehen.

Die Kalkulation in vier Schritten

Schritt 1: Personalvollkosten statt Bruttolohn

Zum Bruttolohn kommen die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, die Umlagen U1/U2, die Beiträge zur Berufsgenossenschaft und je nach Betrieb Sonderzahlungen. In der Summe landest du erfahrungsgemäß bei rund 20–25 % Aufschlag auf den Bruttolohn – bei tariflichen Sonderzahlungen auch darüber. Rechne diesen Wert für jeden Mitarbeiter einmal sauber aus, dein Lohnbüro oder Steuerberater liefert die Zahl in fünf Minuten.

Bist du Einzelunternehmer, taucht dein eigener Lohn nirgends in der Buchhaltung auf – trotzdem musst du ihn kalkulieren. Setze einen kalkulatorischen Unternehmerlohn an, der Lebenshaltung, Krankenversicherung und Altersvorsorge trägt. Was übrig bleibt, ist Gewinn; was du dir „einfach so" entnimmst, ist es nicht.

Schritt 2: Produktive Stunden ehrlich ermitteln

Das ist der Punkt, an dem die meisten Kalkulationen kippen. Abrechenbar ist nur die Zeit, die tatsächlich beim Kunden an der Leistung hängt – nicht Urlaub, nicht Krankheit, nicht Werkstatt aufräumen, nicht Material holen, nicht Nacharbeit auf eigene Kosten.

Branchenüblich sind Planwerte zwischen 1.200 und 1.500 Stunden pro gewerblichem Mitarbeiter. Bei einem Meister mit Führungs-, Angebots- und Baustellenleitungsaufgaben sind es deutlich weniger, oft 1.000–1.200. Bei wetterabhängigen Gewerken wie dem Dachdeckerhandwerk fallen weitere Stunden weg. Wichtig ist weniger der exakte Wert als die Ehrlichkeit: Nimm den Wert, den deine Zeiterfassung im letzten Jahr wirklich gezeigt hat, nicht den, den du dir wünschst.

Schritt 3: Gemeinkosten vollständig sammeln

Gemeinkosten sind alle Kosten, die nicht direkt einem Auftrag zuzuordnen sind. Geh die Summen- und Saldenliste des letzten Jahres durch und sammle: Miete für Werkstatt und Lager, Fahrzeugkosten (Leasing/AfA, Sprit, Versicherung, Wartung, Reifen), Betriebshaftpflicht und übrige Versicherungen, Werkzeug und Maschinen inklusive Abschreibung, Software und Telefon, Steuerberater und Buchhaltung, Beiträge zu Kammer und Innung, Arbeitskleidung, Werbung und Website, Fortbildung, Zinsen.

Zwei Posten werden fast immer vergessen: Werkzeugersatz (was jedes Jahr kaputtgeht oder verschwindet) und Büro- bzw. Verwaltungszeit, wenn sie nicht schon als unproduktive Stunden abgezogen wurde. Zieh sie nicht doppelt ab – entweder in Schritt 2 oder hier.

Schritt 4: Gewinn- und Wagniszuschlag

Nach Schritt 1 bis 3 hast du den kostendeckenden Satz. Kostendeckend heißt: null. Keine Rücklage für den nächsten Transporter, kein Puffer für den Kunden, der nicht zahlt, keine Reserve für zwei schlechte Monate. Branchenberater setzen deshalb üblicherweise 8–12 % Gewinn- und Wagniszuschlag an. Wenn du zusätzlich regelmäßig Skonto oder Nachlässe gewährst, muss dieser Spielraum ebenfalls eingepreist sein – sonst verschenkst du genau die Marge, die du gerade erst aufgeschlagen hast.

Rechenbeispiel: Meister plus ein Geselle

Kleiner Betrieb, Inhaber arbeitet mit, ein angestellter Geselle. Der Geselle verdient 3.400 € brutto im Monat, Nebenkosten 22 %.

Jetzt die Gegenprobe, warum Schritt 2 so wichtig ist: Würde derselbe Betrieb mit 1.800 produktiven Stunden je Kopf rechnen, also 3.600 statt 2.400, käme er auf 38,83 € kostendeckend und 42,72 € mit Gewinn. Das sind 21 € weniger pro Stunde – ein Drittel zu wenig, bei identischen Kosten. Bei 2.400 verkauften Stunden im Jahr fehlen dem Betrieb dadurch über 50.000 €. Genau so entstehen die Jahre, in denen alle voll ausgelastet waren und trotzdem nichts übrig blieb.

Die fünf teuersten Kalkulationsfehler

1. Mit dem Bruttolohn rechnen. Ohne Arbeitgeber-Nebenkosten fehlen dir pro Mitarbeiter mehrere tausend Euro im Jahr.
2. Zu viele produktive Stunden ansetzen. Der teuerste Fehler überhaupt – siehe Gegenprobe oben.
3. Den eigenen Lohn vergessen. Wer als Inhaber keinen kalkulatorischen Unternehmerlohn ansetzt, subventioniert seine Kunden aus der eigenen Altersvorsorge.
4. Nach dem Wettbewerber kalkulieren. „Der Kollege nimmt 55 €" ist keine Kalkulation. Du kennst weder seine Gemeinkosten noch, ob er damit Geld verdient.
5. Jahrelang nicht anpassen. Löhne, Material, Versicherungen und Fahrzeugkosten steigen jedes Jahr. Ein Satz von 2023 ist 2026 real eine Preissenkung.

Den Satz auch durchsetzen

Ein sauber kalkulierter Preis nützt nichts, wenn er auf dem Angebot verschwindet. Drei Dinge helfen in der Praxis:

• Gegenüber Privatkunden Bruttopreise nennen. Verbrauchern gegenüber sind Gesamtpreise inklusive Umsatzsteuer anzugeben (§ 3 PAngV). Nenne also „76 € pro Stunde inkl. MwSt.", nicht 64 € – sonst wirkt die Rechnung am Ende teurer als das Angebot.
• Nicht nur die Stunde verkaufen. Anfahrt, Rüstzeit, Kleinmaterial und Entsorgung sind eigene Positionen. Wer sie „mit reinnimmt", verkauft sie geschenkt.
• Preis vorher vereinbaren. Ist kein Preis vereinbart, gilt nach § 632 Abs. 2 BGB die übliche Vergütung – und was „üblich" ist, entscheidet im Streitfall ein Sachverständiger, nicht deine Kalkulation. Ein schriftliches Angebot oder ein Auftragsformular mit ausgewiesenem Stundensatz erspart genau diese Diskussion.

Checkliste: Jahres-Check in 30 Minuten

• Personalvollkosten je Mitarbeiter aktualisiert (Lohnerhöhungen, Tarif, Nebenkosten)?
• Produktive Stunden aus der Zeiterfassung des Vorjahres nachgerechnet – nicht geschätzt?
• Gemeinkosten aus der aktuellen BWA/Summen- und Saldenliste übernommen?
• Unternehmerlohn realistisch angesetzt (inkl. Krankenversicherung und Altersvorsorge)?
• Gewinnzuschlag mindestens im einstelligen bis niedrigen zweistelligen Prozentbereich?
• Skonto und Nachlässe eingepreist?
• Unterschiedliche Sätze für Meister, Geselle und Azubi hinterlegt?
• Termin für den nächsten Check im Kalender – oder sofort bei der nächsten Lohnrunde?

Häufige Fragen