Rechnung schreiben im Handwerk: Pflichtangaben, E-Rechnung und typische Fehler

Die Pflichtangaben nach § 14 UStG

Diese Angaben müssen auf jeder „normalen" Rechnung stehen (Beträge über 250 €):

1. Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
2. Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
3. Ausstellungsdatum
4. Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
5. Menge und Art der Leistung (handelsübliche Bezeichnung – „Sanitärarbeiten" reicht nicht, konkrete Positionen schon)
6. Zeitpunkt der Leistung (Monat genügt)
7. Entgelt, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, sowie im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen (z. B. Skonto)
8. Steuersatz und Steuerbetrag – oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung
9. Bei Bau-/Werkleistungen an Privatkunden: Hinweis auf die 2-jährige Aufbewahrungspflicht des Kunden

Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € gelten Erleichterungen (Name/Anschrift des Ausstellers, Datum, Leistung, Bruttobetrag, Steuersatz).

Drei Sonderfälle, die Handwerker kennen müssen

1. Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist du keine Umsatzsteuer aus – und schreibst stattdessen einen Hinweis auf die Rechnung, z. B.: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Weist du versehentlich doch USt aus, schuldest du sie dem Finanzamt.

2. Bauleistungen zwischen Unternehmern (§ 13b UStG)

Erbringst du Bauleistungen an ein anderes Bauunternehmen, kann die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergehen („Reverse Charge"). Dann: keine USt ausweisen, sondern den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" aufnehmen. Ob § 13b greift, klärst du einmalig mit dem Steuerberater – Fehler hier sind teuer.

3. Abschlags- und Schlussrechnung

Bei größeren Projekten sind Abschlagsrechnungen üblich. Wichtig bei der Schlussrechnung: Alle Abschläge samt darauf entfallender Steuer offen absetzen – sonst riskierst du, die USt doppelt zu schulden. Nummeriere Abschläge sauber („1. Abschlagsrechnung …") und referenziere sie in der Schlussrechnung.

E-Rechnung: Was gilt jetzt – und was kommt?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt im B2B-Bereich stufenweise die E-Rechnungs-Pflicht:

• Empfangen können müssen alle Unternehmen E-Rechnungen (strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD) bereits seit 2025 – auch der kleinste Handwerksbetrieb. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
• Ausstellen: Übergangsfristen erlauben noch Papier/PDF (mit Zustimmung des Empfängers); ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 alle Unternehmen im B2B strukturierte E-Rechnungen ausstellen.
• Privatkunden (B2C) sind von der Pflicht nicht betroffen – hier bleibt die klassische Rechnung (Papier/PDF) zulässig.
• Wichtig: Ein normales PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes – es fehlt der strukturierte Datensatz.

Aufbewahrung & GoBD

• Rechnungen (ein- und ausgehend) als Buchungsbelege: 8 Jahre (seit 2025, vorher 10 – Viertes Bürokratieentlastungsgesetz).
• Digital archivierte Rechnungen müssen unveränderbar und auffindbar sein (GoBD) – ein Ordner „Rechnungen" auf dem Desktop, in dem Dateien überschrieben werden können, genügt dem streng genommen nicht.
• Dein Privatkunde muss Handwerkerrechnungen rund ums Grundstück 2 Jahre aufbewahren – und du musst ihn auf der Rechnung darauf hinweisen.

Die häufigsten Rechnungsfehler im Handwerk

1. Rechnungsnummern mit Lücken oder doppelt – fällt bei jeder Betriebsprüfung auf. Ein System, das automatisch nummeriert, löst das.
2. Leistung zu vage beschrieben („Reparaturarbeiten") – gefährdet den Vorsteuerabzug des Kunden und provoziert Kürzungen.
3. Leistungszeitpunkt fehlt – einer der häufigsten formalen Mängel überhaupt.
4. Falsche USt bei § 13b-Fällen – USt ausgewiesen, obwohl Reverse Charge gilt: Du schuldest die ausgewiesene Steuer trotzdem.
5. Abschläge in der Schlussrechnung nicht abgesetzt – Risiko doppelter Umsatzsteuer.
6. Zu spät geschrieben: Bei steuerpflichtigen Werklieferungen/Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück bist du verpflichtet, innerhalb von 6 Monaten eine Rechnung zu stellen. Und je später die Rechnung, desto später (und unwahrscheinlicher) das Geld.

Häufige Fragen