Kunde zahlt nicht: Mahnung, Fristen und Verzugszinsen

Erst die Fälligkeit, dann der Verzug – und die Reihenfolge ist alles

Bevor du mahnst, musst du zwei Dinge auseinanderhalten: Wann ist dein Geld fällig, und ab wann ist der Kunde in Verzug? Nur der Verzug bringt dir Zinsen, Pauschalen und Kostenersatz.

Beim Werkvertrag ist die Vergütung bei der Abnahme fällig (§ 641 Abs. 1 BGB) – nicht schon, wenn du die letzte Schraube gedreht hast. Beim Verbraucherbauvertrag kommt nach § 650g Abs. 4 BGB noch eine prüffähige Schlussrechnung dazu; erhebt der Kunde nicht innerhalb von 30 Tagen begründete Einwendungen gegen die Prüffähigkeit, gilt die Rechnung als prüffähig. Wer die Abnahme schleifen lässt, hat also gar keine fällige Forderung – und kann auch nicht wirksam mahnen.

Ist die Rechnung fällig, gibt es drei Wege in den Verzug:

• Durch Mahnung (§ 286 Abs. 1 BGB): eine eindeutige Zahlungsaufforderung nach Fälligkeit. Ab ihrem Zugang läuft der Verzug.
• Ohne Mahnung durch Datum (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB): Steht auf der Rechnung „zahlbar bis zum 20.08.2026", ist der Kunde am 21. automatisch in Verzug – kalendermäßig bestimmt. Das ist der einfachste Hebel überhaupt.
• Die 30-Tage-Regel (§ 286 Abs. 3 BGB): Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung tritt Verzug ein. Aber: Gegenüber Verbrauchern nur, wenn du in der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen hast. Und du musst im Streitfall beweisen, dass die Rechnung mit diesem Hinweis zugegangen ist.

Ein Satz auf jeder Rechnung erspart dir später viel Diskussion, zum Beispiel: „Zahlbar ohne Abzug bis zum 20.08.2026. Nach Ablauf von 30 Tagen ab Zugang dieser Rechnung geraten Sie auch ohne weitere Mahnung in Verzug."

Arbeitest du unter VOB/B, gelten eigene Zahlungsfristen: Abschlagszahlungen binnen 21 Tagen, die Schlusszahlung spätestens 30 Tage nach Zugang der Schlussrechnung (§ 16 Abs. 1 und 3 VOB/B). Zinsen bekommst du dort erst, nachdem du eine angemessene Nachfrist gesetzt hast (§ 16 Abs. 5 Nr. 3 VOB/B) – ein Unterschied zum BGB, den viele übersehen.

Verzugszinsen 2026: die konkreten Sätze

Verzugszinsen berechnen sich nach § 288 BGB als Aufschlag auf den Basiszinssatz (§ 247 BGB), den die Bundesbank zum 1. Januar und 1. Juli neu festsetzt. Seit dem 1. Juli 2026 liegt er bei 1,52 % (vorher 1,27 %). Daraus ergibt sich:

Gerechnet wird taggenau: Forderung × Zinssatz × Verzugstage ÷ 365. Läuft der Verzug über einen 1. Januar oder 1. Juli, teilst du den Zeitraum und rechnest jeden Abschnitt mit dem damals geltenden Satz.

Beispiel: 4.800 € Schlussrechnung, 60 Tage überfällig. Beim Privatkunden sind das rund 51 € Zinsen. Beim Geschäftskunden rund 83 € – plus 40 € Pauschale, also gut 123 €. Das ist kein Vermögen, aber es ist dein Geld, und es signalisiert dem Kunden, dass du deine Forderungen ernst nimmst.

Achtung bei der Bemessungsgrundlage: Verzinst wird der offene Bruttobetrag. Und Zinseszinsen gibt es nicht – Verzugszinsen selbst werden nicht noch einmal verzinst.

Was du sonst noch verlangen darfst – und was nicht

Die 40-Euro-Pauschale: nur gegenüber Firmen

Ist dein Schuldner kein Verbraucher, hast du bei Verzug mit einer Entgeltforderung Anspruch auf eine Pauschale von 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB) – ausdrücklich auch bei Abschlags- und Ratenzahlungen. Bleiben mehrere Abschlagsrechnungen offen, kann sie mehrfach anfallen; das Landgericht Darmstadt hat das bei elf offenen Monatsforderungen so zugesprochen (Urteil vom 14.03.2025, 19 O 271/23). Die Pauschale wird allerdings auf spätere Anwaltskosten angerechnet, soweit diese Rechtsverfolgungskosten sind.

Mahngebühren: real, klein, und erst ab der zweiten Mahnung

Hier verkalkulieren sich viele Betriebe. Mahnkosten sind Verzugsschaden – und die Mahnung, die den Verzug erst auslöst, kann sich nicht selbst bezahlt machen. Für die erste Mahnung gibt es also in der Regel nichts, es sei denn, der Kunde war schon vorher durch Datum oder 30-Tage-Regel in Verzug.

Und die Höhe: Der BGH hat in ständiger Rechtsprechung klargestellt, dass nur echte Sachkosten ersatzfähig sind – Papier, Druck, Kuvert, Porto. Personal-, Verwaltungs- und IT-Kosten deines Büros trägst du selbst (BGH, Urteil vom 26.06.2019 – VIII ZR 95/18). In der Praxis akzeptieren Gerichte typischerweise 2,50 € bis 5 € pro Papiermahnung. Eine Pauschale von 15 € für eine E-Mail ist dagegen angreifbar.

Anwaltskosten

Beauftragst du nach Verzugseintritt einen Anwalt, sind dessen Gebühren erstattungsfähiger Verzugsschaden (§§ 280, 286 BGB). Schaltest du ihn vorher ein, bleibst du auf den Kosten sitzen. Auch hier gilt also: erst sauber in Verzug setzen, dann eskalieren.

Der Ablauf in der Praxis: von der Erinnerung zum Titel

„Drei Mahnungen" sind ein Mythos – im Gesetz steht davon nichts. Eine Mahnung genügt, danach kannst du direkt gerichtlich vorgehen. Trotzdem hat sich ein Ablauf bewährt, der die Kundenbeziehung nicht sofort verbrennt:

1. Tag 1 nach Fälligkeit – freundliche Zahlungserinnerung. Kurz, sachlich, mit Rechnungsnummer, Betrag und neuem Datum. Oft ist die Rechnung schlicht untergegangen.
2. Nach 7–10 Tagen – erste Mahnung mit Frist. Konkretes Datum statt „umgehend", ab hier Verzugszinsen und ggf. die 40-€-Pauschale ausweisen.
3. Nach weiteren 10–14 Tagen – letzte Mahnung. Klare Ankündigung: gerichtliches Mahnverfahren nach Fristablauf. Am besten nachweisbar zustellen (Einwurf-Einschreiben oder Bote).
4. Danach – Mahnbescheid beantragen. Kein Anwaltszwang, online über online-mahnantrag.de beim zentralen Mahngericht deines Bundeslandes.

Jede Mahnung sollte enthalten: Rechnungsnummer und -datum, Leistungszeitraum und Baustelle, offener Betrag, bisher gezahlte Beträge, ein konkretes Fristdatum, die Zinsen mit Angabe des Zeitraums – und die Ankündigung des nächsten Schritts. Wichtig ist der Zugangsnachweis: Wer nur „ich hab da mal eine E-Mail geschrieben" vorweisen kann, steht vor Gericht schlecht da.

Gerichtliches Mahnverfahren: Ablauf, Fristen, Kosten

Das Mahnverfahren nach §§ 688 ff. ZPO ist ein reines Formularverfahren – das Gericht prüft nicht, ob deine Forderung berechtigt ist. Es geht schnell und ist günstig, funktioniert aber nur, wenn du einen bezifferten Geldbetrag geltend machst.

Die Gerichtskosten sind eine 0,5-Gebühr nach dem GKG, mindestens 36 €. Grobe Orientierung: bis 1.000 € Streitwert 36 €, bis 2.000 € rund 49 €, bis 5.000 € rund 80 €, bis 10.000 € rund 133 €. Zinsen, Mahnkosten und die 40-€-Pauschale trägst du direkt im Antrag als Nebenforderungen ein – genau das wird am häufigsten vergessen.

Der zweite große Nutzen: Die Zustellung des Mahnbescheids hemmt die Verjährung (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB). Deine Werklohnforderung verjährt in drei Jahren, gerechnet ab dem Schluss des Jahres, in dem sie entstanden ist (§§ 195, 199 BGB). Eine Rechnung aus 2023 ist also am 31.12.2026 weg. Wer alte Außenstände hat, sollte spätestens im November prüfen, was noch offen ist – ein im Dezember eingereichter Mahnbescheid rettet die Forderung.

Vorbeugen ist billiger: drei Hebel für Handwerksbetriebe

1. Abschlagszahlungen statt Vorleistung. Nach § 632a BGB kannst du Abschläge in Höhe des Werts der bereits erbrachten Leistungen verlangen. Wer erst nach acht Wochen die erste Rechnung stellt, finanziert die Baustelle des Kunden – und merkt Zahlungsprobleme viel zu spät.

2. Bauhandwerkersicherung nach § 650f BGB. Bei Bau- und Werkverträgen kannst du jederzeit Sicherheit für die vereinbarte, noch nicht gezahlte Vergütung verlangen – zuzüglich 10 % für Nebenforderungen. Stellt der Kunde sie nach angemessener Frist nicht, darfst du die Arbeit einstellen oder kündigen. Der Anspruch ist zwingend und kann vertraglich nicht ausgeschlossen werden. Ausnahme: Er gilt nicht beim Verbraucherbauvertrag (§ 650i BGB), beim Bauträgervertrag und gegenüber der öffentlichen Hand – für einzelne Gewerke bei Privatkunden aber sehr wohl.

3. Dokumentation, die den Streit überflüssig macht. Die meisten Kunden zahlen nicht deshalb nicht, weil sie kein Geld haben, sondern weil sie den Betrag bestreiten: „So viele Stunden waren das nie." Wer Stunden, Material und Baustellenfotos sauber am Auftrag hängen hat, hat diese Diskussion in zwei Minuten beendet. Und wenn es doch zum Mahnbescheid kommt und der Kunde Widerspruch einlegt, entscheidet im Klageverfahren genau diese Doku.

Häufige Fragen